এক্সেলটি একটি বহুমুখী অ্যাপ্লিকেশন যা প্রারম্ভিক সংস্করণগুলির তুলনায় কেবল একটি স্প্রেডশীট সমাধান হিসাবে প্রযোজ্য। একটি রেকর্ড রাখি, ঠিকানা বই, পূর্বাভাস সরঞ্জাম এবং আরো অনেক কিছু হিসাবে কর্মরত, অনেকগুলি উপায়ে এক্সেল ব্যবহার করে এমন উপায়ে তা কখনোই করা হয়নি।
যদি আপনি বাড়ীতে অথবা অফিসে Excel ব্যবহার করেন তবে আপনি জানেন
সৌভাগ্যক্রমে, এক্সেল আপনাকে বিলুপ্ত ডকুমেন্টগুলি খুঁজে পেতে এবং মুছে ফেলতে সহায়তা করার জন্য বিল্ট-ইন ফাংশন করেছে। দুর্ভাগ্যবশত, এই ফাংশনগুলি ব্যবহার করার জন্য কয়েকটি বিচ্যুতি রয়েছে, তাই সতর্কতা অবলম্বন করুন বা আপনি অজ্ঞাতসারে আপনি যে রেকর্ডগুলিকে সরাতে চান তা মুছে ফেলতে পারেন। এছাড়াও, নীচের দুটি পদ্ধতিতে অবিলম্বে আপনি মুছে ফেলা হবে কি না দেখতে ডিক্লেট অপসারণ।
আমি প্রথম অনুলিপি যে সারি হাইলাইট করার একটি উপায় উল্লেখ করব, যাতে আপনি যা মুছে ফেলা হবে দেখতে পারেন ফাংশন দ্বারা আপনি তাদের চালানোর আগে।
ডুপ্লিকেট ফাংশন সরান
ধরুন যে আপনি এক্সেল ব্যবহার করে ঠিকানাগুলির ট্র্যাক রাখতে চান এবং আপনি সন্দেহ করেন যে আপনি একটি সারি হাইলাইট করার জন্য একটি কাস্টম শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস নিয়ম ব্যবহার করতে হবে। যে আপনার নকল রেকর্ড আছে উদাহরণস্বরূপ এক্সেলের কার্যপত্রকটি দেখুন:
লক্ষ্য করুন যে "জোন্স" রেকর্ডটি দুবার প্রদর্শিত হবে। এই ধরনের ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি সরাতে, রিবনটিতে ডেটাট্যাবে ক্লিক করুন এবং ডেটা সরঞ্জামবিভাগের অধীনে ডুপ্লিকেটগুলি সরানফাংশনটি সনাক্ত করুন। ডুপ্লিকেটগুলি সরানএ ক্লিক করুন এবং একটি নতুন উইন্ডো খোলে।
এখানে আপনাকে সিদ্ধান্ত নিতে হবে যে আপনি আপনার কলামের শীর্ষে লেবেলগুলির শিরোনাম ব্যবহার করুন। যদি আপনি করেন, আমার ডেটা হেডারগুলিলেবেলটি নির্বাচন করুন। যদি আপনি শিরোনাম লেবেলের ব্যবহার না করেন, আপনি Excel এর মানক কলামের নামগুলি যেমন কলাম A, কলাম B ইত্যাদি ব্যবহার করবেন।
এই উদাহরণ, আমরা কলাম A শুধুমাত্র নির্বাচন করব এবং ওকেবোতামটি ক্লিক করব। বিকল্প উইন্ডো বন্ধ করে এবং এক্সেল দ্বিতীয় "জোন্স" রেকর্ডটি সরিয়ে দেয়।
অবশ্যই, এটি শুধু একটি সাধারণ উদাহরণ। এক্সেল ব্যবহার করে আপনি যে অ্যাড্রেস রেকর্ড রাখেন সেগুলি আরও জটিল হতে পারে। ধরুন, উদাহরণস্বরূপ, আপনার কাছে একটি অ্যাড্রেস ফাইল রয়েছে যা এইরকম দেখাচ্ছে।
লক্ষ্য করুন যে যদিও তিনটি "জোন্স" রেকর্ড রয়েছে, কেবলমাত্র দুটি অভিন্ন যদি আমরা ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি সরাতে উপরের পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করি তবে শুধুমাত্র একটি "জোন্স" এন্ট্রি থাকবে এই ক্ষেত্রে, আমাদের যথাক্রমে কলাম A এবং B উভয় প্রথম এবং শেষ নাম অন্তর্ভুক্ত অন্তর্ভুক্ত আমাদের সিদ্ধান্ত মানদণ্ড প্রসারিত করতে হবে।
এটি করার জন্য, আবার ডেটাক্লিক করুন রিবনটিতে ট্যাব এবং তারপর ডুপ্লিকেট সরানএ ক্লিক করুন। এই বার, যখন বিকল্প উইন্ডোটি পপ আপ, কলাম A এবং B নির্বাচন করুন। ওকেবোতামে ক্লিক করুন এবং লক্ষ্য করুন যে এই সময় এক্সেল "মেরি জোনস" রেকর্ডগুলির মধ্যে শুধুমাত্র একটি মুছে ফেলে।
এ কারণেই আমরা এক্সেলকে কলাম এ এবং বি এর পরিবর্তে কলাম এ এবং বি এর উপর ভিত্তি করে রেকর্ডগুলি মিলিয়ে ডেলিভারি করার জন্য বলেছি। আপনি যে আরও কলামগুলি চয়ন করবেন, সেক্ষেত্রে এক্সেল একটি নকলের রেকর্ড হিসাবে বিবেচিত হওয়ার আগে আরও মানদণ্ড পূরণ করতে হবে। যদি আপনি সম্পূর্ণরূপে সদৃশ সারি মুছে ফেলতে চান তবে সমস্ত কলামগুলি নির্বাচন করুন।
এক্সেল আপনাকে কতগুলি প্রতিলিপি সরানো হবে তা আপনাকে জানানো একটি বার্তা দেবে। তবে, আপনি দেখবেন না যে কোন সারি মুছে ফেলা হয়েছে!
উন্নত ফিল্টার পদ্ধতি
p>ডুপ্লিকেট মুছে ফেলার দ্বিতীয় উপায় হল উন্নত ফিল্টার বিকল্পটি ব্যবহার করা। প্রথমে, শীটের সমস্ত ডেটা নির্বাচন করুন। পরবর্তীতে, রিবনটিতে ডেটা ট্যাবে, উন্নতএ ক্লিক করুন সাজান & amp; ফিল্টারবিভাগ।
পপ আপ যে ডায়ালগে, শুধুমাত্র অনন্য রেকর্ডচেকবক্স।
8>
আপনি অস্তিত্বের তালিকাটি পরিশোধ করতে পারেন অথবা আপনি অ-ডুপ্লিকেট আইটেমগুলি একই স্প্রেডশীটের অন্য অংশে অনুলিপি করতে পারেন । কিছু অদ্ভুত কারণের জন্য, আপনি অন্য কোনও শিটে ডাটা অনুলিপি করতে পারবেন না। যদি আপনি এটি অন্য শিটে চান তবে প্রথমে বর্তমান শীটটিতে একটি অবস্থান নির্বাচন করুন এবং তারপর সেই তথ্যকে একটি নতুন শীটে কাটা এবং আটকান।
এই পদ্ধতিতে আপনি এমন একটি বার্তাও পান না যা আপনাকে জানায় সারি সরানো হয়েছে সারি মুছে ফেলা হয় এবং এটি।
এক্সেলের মধ্যে ডুপ্লিকেট সারি হাইলাইট করুন
আপনি যদি তাদের অপসারণ করার আগে কোন নথিগুলি ডুপ্লিকেট করতে চান তা দেখতে চান তবে আপনাকে কিছুটা ম্যানুয়াল কাজ করতে হবে । দুর্ভাগ্যবশত, এক্সেলের সম্পূর্ণরূপে নকল যে সারি হাইলাইট করার একটি উপায় নেই। এটির শর্তাধীন বিন্যাসকরণের অধীনে একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা ডুপ্লিকেট কক্ষগুলিকে তুলে ধরে, কিন্তু এই নিবন্ধটি ডুপ্লিকেট সারিগুলির বিষয়ে।
আপনার যা করতে হবে তা হল আপনার সেটের ডানদিকের কলামে একটি সূত্র যুক্ত করুন ডেটা। সূত্রটি সহজ: শুধু ঐ সারির জন্য সমস্ত কলামগুলি একত্রিত করুন।
<15>নীচে আমার উদাহরণে, আমি কলামে A থ্রু F. এর তথ্য আছে তবে প্রথম কলাম একটি আইডি নম্বর, তাই আমি নীচের আমার সূত্র থেকে যে বাদ।
আমি কলাম H তে যে সূত্রটি রেখেছি এবং তারপর টেনে এনেছি সেই সমস্ত কলামগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে ভুলবেন না। আমার সব সারির জন্য এটি নিচে এই সূত্র সহজেই প্রতিটি কলামে সমস্ত তথ্যকে একটি বড় অংশে পাঠায়। এখন, আরো কয়েকটি কলামে স্কিপ করুন এবং নিম্নোক্ত সূত্রটি লিখুন:
=COUNTIF($H$1:$H$34, $H1) > 1
এখানে আমরা COUNTIF ফাংশনটি ব্যবহার করছি এবং প্রথম প্যারামিটারটি আমরা সেট করতে চাই এমন ডাটা সেট। এ। আমার জন্য, এই কলাম এইচ (যা একত্রিত ডাটা সূত্রটি আছে) সারি 1 থেকে 34 পর্যন্ত। এটি করার আগে শিরোলেখ সারি পরিত্যাগ করার জন্য এটি একটি ভাল ধারণা।
আপনিও চাইবেন নিশ্চিত করুন যে আপনি চিঠি এবং নম্বরের সামনে ডলার চিহ্ন ($) ব্যবহার করেন। যদি আপনার 1000 সারি ডাটা থাকে এবং আপনার সংযুক্ত সারি সূত্রটি কলাম ফিতে থাকে, উদাহরণস্বরূপ, আপনার সূত্রটি এর পরিবর্তে এইরকম হবে:
=COUNTIF($F$1:$F$1000, $F1) > 1
দ্বিতীয় পরামিতিটি কেবল ডলার কলাম অক্ষরের সামনে সাইন ইন করুন যাতে লক হয়, কিন্তু আমরা সারি নম্বরটি লক করতে চাই না। আবার, আপনি আপনার সমস্ত সারির ডাটাগুলির জন্য এটি নিচে টেনে আনবেন। এটি এইরকম হওয়া উচিত এবং ডুপ্লিকেট সারিগুলির মধ্যে তাদের TRUE থাকা উচিত।
এখন, যেগুলি তাদের মধ্যে TRUE আছে এমন সারিগুলি উজ্জ্বল করা যাক ডুপ্লিকেট সারিগুলি প্রথমত, সারি এবং কলামের শীর্ষ বাম কোণে ছোট ত্রিভুজটি ক্লিক করে তথ্যটির সম্পূর্ণ কার্যপত্রক নির্বাচন করুন। এখন হোম ট্যাবে যান, তারপর শর্তসাপেক্ষ বিন্যাসএ ক্লিক করুন এবং নতুন নিয়মএ ক্লিক করুন।
ডায়ালগে
<<12>যে সত্য বা মিথ্যা মান রয়েছে
একটি রং চয়ন করুন এবং এটি সম্পূর্ণ ডুপ্লিকেট সারিটি হাইলাইট করার জন্য ব্যবহার করা হবে।
যদি আপনার জন্য এটি কাজ না করে, আবার শুরু করুন এবং এটি পুনরায় করুন ধীরে ধীরে। এই কাজ করার জন্য এটি ঠিক ঠিক করা হবে।
ডুপ্লিকেট রেকর্ডস অপসারণের সাথে প্রতারণা
অবশ্যই এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ছাঁটাইয়ের সাথে কয়েকটি সমস্যা রয়েছে। আপনার জন্য ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি সরাও। প্রথমত, আপনাকে ডিফল্ট রেকর্ড সনাক্তকরণের জন্য মানদণ্ড হিসাবে ব্যবহার করার জন্য এক্সেলের জন্য খুব অল্প বা অনেক কলামগুলি নির্বাচন করার ব্যাপারে সতর্ক থাকুন।
খুব কম এবং আপনি অজানাভাবে আপনার প্রয়োজনগুলি রেকর্ডগুলি মুছে ফেলতে পারেন। দুর্ঘটনা দ্বারা একটি শনাক্তকারী কলামসহ বা অনেক বেশি সংখ্যক কোনও ডুপ্লিকেট পাওয়া যাবে না।
দ্বিতীয়, এক্সেল সর্বদাই অনুমান করে যে এটির প্রথম অনন্য রেকর্ডটি মাস্টার রেকর্ড। কোনও পরবর্তী রেকর্ডের সদৃশ ডুপ্লিকেট করা হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি আপনার ফাইলের লোকেদের একের ঠিকানা সংশোধন করতে ব্যর্থ হয়েছেন কিন্তু এর পরিবর্তে একটি নতুন রেকর্ড তৈরি করেছেন।
যদি নতুন (সঠিক) ঠিকানা রেকর্ডটি পুরানো (পুরনো) আউট-অফ-ডেট) রেকর্ড, এক্সেল অনুমান করবে যে প্রথম (আউট অফ ডেট) রেকর্ড মাস্টার হতে এবং এটি খুঁজে পাওয়া যে কোনো পরবর্তী রেকর্ড মুছে দিন
এই ক্ষেত্রে, আপনার সম্পর্কে ডিক্লিপি পদ্ধতিটি ব্যবহার করা উচিত এবং আমি ম্যানুয়ালি মুছতে চাই। যথাযথ ডুপ্লিকেট রেকর্ড।
অবশেষে, এক্সেল আপনাকে প্রকৃতপক্ষে একটি রেকর্ড মুছে দিতে চান কি না তা যাচাই করতে জিজ্ঞাসা করে না। আপনি নির্বাচন পরামিতি (কলাম) ব্যবহার করে, প্রক্রিয়া সম্পূর্ণরূপে স্বয়ংক্রিয় হয়। আপনার একটি বিশাল সংখ্যক রেকর্ড থাকলে এটি একটি বিপজ্জনক জিনিস হতে পারে এবং আপনি বিশ্বাস করেন যে আপনি যে সিদ্ধান্তগুলি করেছেন তা সঠিক ছিল এবং এক্সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য ডুপ্লিকেট রেকর্ডগুলি সরাতে সক্ষম হবে।
এছাড়াও, চেক আউট করা নিশ্চিত করুনএ আমাদের পূর্বের নিবন্ধ। উপভোগ করুন!?